Une PAR sera plus ou moins complexe selon le milieu où elle s’applique, sa spécificité et les normes qu’elle compte faire respecter. Ainsi, une PAR adoptée par un petit syndicat ne sera pas de la même envergure que celle d’une université ou d’une grande entreprise. Cependant, toute PAR devrait comporter les éléments suivants

• Énoncé de départ : Toute politique organisationnelle comporte un énoncé de départ auquel l’organisation s’engage à souscrire. Cet énoncé permet notamment de détailler les objectifs véhiculés par la PAR ;

• Portée de la PAR : Selon le niveau de complexité et de volonté politique, une organisation peut décider de limiter la portée de sa PAR à certains secteurs d’achat pour en faciliter la réalisation. Cependant, la CQCAM souligne que l’intégration complète de sa fonction achat doit demeurer un objectif dans les plus brefs délais ;

• Imputabilité : Agir sur le changement nécessite que l’on soit en mesure de distinguer qui est responsable de la mise en place, de la réalisation et du renouvellement de la PAR. C’est pourquoi il est nécessaire de préciser formellement qui devra répondre de la politique. La CQCAM encourage l’implication des parties prenantes, comme les représentants syndicaux, dans la poursuite de la démocratisation des politiques organisationnelles ;

• Les normes et critères à respecter : Une PAR doit comporter des normes sociales basées sur les droits fondamentaux du travail, tels que définis par l’OIT, ainsi que des normes environnementales minimales. Ces normes viennent se greffer aux règles internes en vigueur, ainsi qu’aux différentes législations nationales assujettissant les activités de l’organisation ;

• Processus de sélection : Pour faciliter le dialogue entre les parties prenantes, la présentation du processus de sélection des fournisseurs doit être fourni dans la politique. Il s’agit ainsi de baliser les pratiques au sein du système de gestion selon des conventions communes. Dans le cadre d’une PAR, il serait ainsi possible de fournir une grille d’évaluation des fournisseurs et ainsi présenter les poids de chacun des critères pour la qualification des fournisseurs ;

• Mécanismes de vérification et de monitoring : Pour que votre politique ne reste pas lettre d’intention, celle-ci doit être jumelée à des ressources internes et externes facilitant la réalisation de sa politique. Pour ce faire, on peut faire appel à des mécanismes de vérification et de rétroaction afin de s’assurer du respect des normes adoptées par les fournisseurs. Enfin, en cas de non-conformité, la politique doit présenter les modalités à accomplir, accompagner de mesures correctives ;

• Transparence : Une organisation doit être en mesure de rendre des comptes. Rendre accessible sa PAR et ses outils de réalisation est une bonne manière d’établir une relation de confiance avec ses parties prenantes. Agir de la sorte permet de valoriser efficacement ses actions en communiquant, autant à l’interne qu’à l’externe, ses initiatives. Par exemple, une organisation pourrait décider de présenter les résultats relatifs à son plan d’action d’approvisionnement responsable sur son site internet, ou dans son rapport annuel ;

• Définition des termes : Il est judicieux d’inclure un lexique expliquant les termes que l’on retrouve dans la PAR afin que toutes les personnes touchées en aient la même compréhension. Tout comme il est courant de trouver un lexique en introduction d’une convention collective, cet outil permettra d’éviter de possibles mésententes sur l’interprétation des termes utilisés.

Attention ! Une organisation peut avoir un code de conduite de ses fournisseurs ou une PAR sans faire preuve de responsabilité sociale et environnementale. C’est souvent le cas de certaines grandes entreprises qui utilisent le code de conduite comme un outil de marketing, sans tenir de vérification externe de leur production.